NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej
ul. Franciszkańska 7
58-100 Świdnica

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA :

Przedmiotem zamówienia są usługi społeczne i inne wymienione w załączniku XIV do Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2014/24/UEz dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylająca dyrektywę 2004/18/WE (Dz.U.UE. L. z 2014 r. nr 94 poz. 65).

Nazwa postępowania:

„Świadczenie usług pocztowych na rzecz Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Świdnicy”.

Niniejsze postępowanie objęte jest następującymi kodami CPV:

64110000-0 Usługi pocztowe

64100000-7 Usługi pocztowe i kurierskie

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym
i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów.

Usługi będące przedmiotem zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego i ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Przez przesyłki pocztowe,będące przedmiotem zamówienia rozumie się:

1) przesyłki listowe o masie do 2000g:

a) ekonomiczne–przesyłka nierejestrowana niebędąca przesyłką najszybszej kategorii,

b) priorytetowe–przesyłka nierejestrowanana j szybszej kategorii,

c) polecone ekonomiczne – przesyłka rejestrowana, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

d) polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przemieszczana
i doręczana w sposób zabezpieczający ja przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka rejestrowana, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka
rejestrowana najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

Formaty przesyłek (wszystkie wymiary z tolerancją +/- 2mm):

1. format S – przesyłki o wymiarach:

minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm,

maksimum – żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości: 20 mm, długości 230 mm, szerokości 160 mm.

2. format M – przesyłki o wymiarach:

minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm,

maksimum - żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości: 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm,

3. format L – przesyłki o wymiarach:

minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm,

maksimum - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.

2) paczki pocztowe o masie do 10 000 g (Gabaryt A i B):

a) ekonomiczne – paczki rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii,

b) priorytetowe – paczki rejestrowane najszybszej kategorii,

c) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczenia za pokwitowaniem odbioru;

Gabaryt A – paczka o wymiarach:

minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm;

maksimum – żaden z wymiarów nie może przekraczać: długości 600 mm, szerokości 500 mm wysokości 300 mm,

Gabaryt B – paczka o wymiarach:

minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długości 600 mm lub szerokości 500 mm lub wysokość 300 mm,

maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość – 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.

3) przesyłki kurierskie – przesyłka rejestrowana przyjmowana, sortowana, przemieszczana
i doręczana w sposób łącznie zapewniający: bezpośredni odbiór przesyłki pocztowej od nadawcy, śledzenie przesyłki pocztowej od momentu nadania do doręczenia, doręczenie przesyłki pocztowej w dniu roboczym bezpośrednio następującym po dniu jej nadania do godz. 12.00 (na warunkach ustalonych indywidualnie dla każdej przesyłki przy przyjęciu zlecenia), doręczenie przesyłki pocztowej bezpośrednio do rąk adresata lub osoby uprawnionej do odbioru, uzyskanie pokwitowania odbioru przesyłki pocztowej w formie pisemnej lub elektronicznej.

Przewidywana liczba i rodzaje przesyłek oraz usług w okresie 12 m-cy zawiera załącznik nr 1a do SWZ – formularz rzeczowo – cenowy.

Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia faktyczna liczba oraz rodzaje nadanych przesyłek może ulec zmianie. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania
w całości podanych liczb przesyłek. Rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Zmiany takie nie będą powodowały konieczności zmiany umowy. Zamawiający zapłaci za faktycznie wykonane usługi.

Wykonawca winien dysponować punktem odbioru przesyłek, który będzie zlokalizowany w centrum Świdnicy. Przekazanie przez Zamawiającego przesyłek przygotowanych do wyekspediowania odbywać się będzie w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 07:30 do 15:30 oraz będzie każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę pieczęcią, datą w książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek ekonomicznych - nierejestrowanych). Wzór książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawienia ilościowo - wartościowego przeznaczonego dla przesyłek nierejestrowanych zostaną ustalone z Wykonawcą przed podpisaniem umowy.

Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – ZPO), umieszczania nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę.

Przesyłki nadawane będą w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:

1) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do zestawienia przesyłek, sporządzanego w dwóch egzemplarzach, których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,

2) dla przesyłek ekonomicznych – nierejestrowanych – przygotowanie zestawienia ilościowego przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzanego dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.

Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie przesyłek listowych bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Nadanie przesyłek przez Wykonawcę, objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru, jeśli nie będzie zastrzeżeń co do dostarczonych przesyłek.

Doręczanie przesyłek odbywać będzie się zgodnie z poniższymi zasadami:

1) doręczanie przesyłek rejestrowanych odbywać będzie się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego,

2) ze względu na specyfikę przesyłek rejestrowanych Zamawiającego wymaga przestrzegania przez Wykonawcę niżej wymienionych wymogów prawnych w odniesieniu do dokumentów urzędowych w zakresie:

a) skutków nadania pisma (moc doręczenia) – w szczególności zgodnie z:

– art. 57 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego – termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe,

– art. 165 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego – oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu,

– art. 580 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych – złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe jest równoznaczne z jej wniesieniem,

b) skutków potwierdzenia przyjęcia przesyłki oraz przekazu pocztowego (moc dokumentu urzędowego) – w szczególności zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe – potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę pocztową operatora wyznaczonego ma moc dokumentu urzędowego,

Wykonawca zobowiązany jest do honorowania, obsługiwania „zwrotnego potwierdzenia odbioru”, stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. Pokwitowanie odbioru przesyłki potwierdzone przez jej adresata, Wykonawca będzie dostarczał do siedziby Zamawiającego, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. Po upływie terminu odbioru przesyłki rejestrowane niedostarczone adresatowi zwracane są niezwłocznie Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny ich niepodjęcia.

Reklamacje z tytułu nie wykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej.

Wykonawca jest odpowiedzialny za całokształt, w tym za przebieg oraz terminową realizację przedmiotu zamówienia, do czasu wygaśnięcia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego. Ponadto Wykonawca musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przez cały okres wykonywania przedmiotu zamówienia.

Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę, Podwykonawcę lub dalszego Podwykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia.

W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki, niewykonania bądź nienależytego wykonania usług stanowiących przedmiot zamówienia, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowania, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe i postanowieniami umowy. Przez nienależyte wykonanie umowy należy rozumieć niewywiązywanie się przez Wykonawcę z obowiązków umownych lub ich nie wykonywanie.

Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktury za wykonane usługi na rzecz Zamawiającego z dokładnym wyszczególnieniem rodzaju usług. Rozliczenia za wykonane usługi pocztowe następować będą w okresach miesięcznych, w formie opłaty „z dołu”, w terminie do 14 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury tj. zawierającej wszystkie elementy określone w artykule 106e Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towaru i usług, doręczonej co najmniej 7 dni przed terminem jej płatności. Należność zostanie obliczona, jako iloczyn ceny jednostkowej, zaoferowanej przez Wykonawcę w załączniku nr 1a do SWZ – Formularzu rzeczowo - cenowym lub, w przypadku pozostałych usług niewymienionych w formularzu rzeczowo - cenowym, a świadczonych przez Wykonawcę, będą to ceny jednostkowe obowiązujące w cenniku Wykonawcy, za dany rodzaj przesyłki i faktyczną liczbę nadanych przesyłek danego rodzaju.

Zamawiający wyraża zgodę na odbieranie innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania – nr konta PEF NIP 8841578380.

Zobowiązania Wykonawcy do przestrzegania przepisów dotyczących zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych i zachowania tajemnicy wszelkich informacji mających wpływ na stan bezpieczeństwa Zamawiającego w szczególności:

1) Wykonawca zobowiązuje się do wykorzystania danych osobowych w zakresie i na zasadach określonych w niniejszej umowie oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (4.5.2016 L 119/38 Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej PL),

2) w miarę możliwości Przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia,

3) Wykonawca po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je Administratorowi Danych w ciągu 12 godzin,

4) pracownicy Wykonawcy zostaną zobowiązani do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z przetwarzaniem przekazanych przez Zlecającego danych,
5) Wykonawca zobowiązuje się zachować w tajemnicy wszelkie informacje związane z przetwarzaniem przekazanych danych w ramach wykonywania przez niego niniejszej umowy w trakcie realizacji, jak również bezterminowo po wygaśnięciu lub rozwiązaniu niniejszej umowy,

6) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki działania niezgodnego
z przepisami,

7) w przypadku naruszenia przez Wykonawcę, Podwykonawcę lub dalszego Podwykonawcę przepisów Rozporządzenia w zakresie dotyczącym zabezpieczenia danych, warunków technicznych i organizacyjnych oraz dokumentacji przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją niniejszej Umowy, z przyczyn zawinionych przez Wykonawcę, Podwykonawcę lub dalszego Podwykonawcę, gdy w następstwie tego naruszenia Zamawiający zostanie prawomocnym orzeczeniem zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub ukarany grzywną, Przetwarzający zobowiązuje się zrekompensować Zamawiającemu poniesione straty z tego tytułu do wysokości zasądzonego roszczenia głównego. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego pisemnego powiadomienia Zamawiającego o każdym przypadku pociągnięcia Wykonawcy, Podwykonawcy lub dalszego Podwykonawcy do odpowiedzialności i jej podstawach prawnych i faktycznych w celu umożliwienia wykazania braku podstaw takiej odpowiedzialności. Po otrzymaniu pisemnego powiadomienia Wykonawca może przystąpić do toczącej się sprawy.

Szczegółowy opis oraz warunki realizacji przedmiotu zamówienia zostały zawarte w załączniku nr7 do SWZ tj. projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy.

Informacje dodatkowe:

Wykonawca składa ofertę cenową zgodnie z treścią wzoru zaproponowanego przez Zamawiającego na realizację zamówienia – Załącznikiem nr 1 do SWZ formularzem ofertowym oraz Załącznikiem nr 1a do SWZ formularzem rzeczowo – cenowym.

TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:

Terminy wykonania zamówienia: od dnia 01 stycznia 2024 r. do dnia 31 grudnia 2024 r.

Zamawiający przewiduje możliwość przedłużenia realizacji niniejszego zamówienia o kolejne 12 miesięcy (opcja czasowa). Prawo opcji będzie realizowane na tych samych warunkach co zamówienie podstawowe.Warunkiem skorzystania z prawa opcji jest złożenie przez Zamawiającego pisemnego oświadczenia woli o skorzystaniu z prawa opcji w terminie do ostatniego dnia obowiązywania zamówienia podstawowego.W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.